Соглашение об обработке данных

1. Стороны, роли и приоритет

Настоящее соглашение является неотъемлемой частью Условий обслуживания и вступает в силу с момента принятия Клиентом Условий; отдельного подписания не требуется.

Клиент является контролёром персональных данных, вносимых в Сервис; Layvchat является обработчиком, действующим от имени и по указаниям Клиента.

По вопросам персональных данных в случае противоречия с Условиями обслуживания преимущественную силу имеет настоящее соглашение.

2. Предмет, характер и срок

Предмет: предоставление программного обеспечения, позволяющего Клиенту общаться с посетителями через онлайн-чат, электронную почту, обращения и справочный центр.

Характер: сбор, запись, хранение, систематизация, отображение, передача, экспорт и удаление данных.

Срок: срок действия соглашения, а после его прекращения — срок удаления, указанный в разделе 10.

3. Субъекты и типы данных

Субъекты данных: лица, посещающие сайты Клиента и пользующиеся виджетом чата; лица, отправляющие Клиенту письма или обращения; лица, читающие и оценивающие статьи справочного центра; операторы Клиента.

Типы данных:

• Содержание чатов, письма и вложения, обращения и переписка по ним, загруженные файлы, оценки удовлетворённости и комментарии
• Сведения, которые посетители указывают в формах (имя, адрес электронной почты, телефон и другие поля, определённые Клиентом)
• Технические данные: IP-адрес, страна и город, браузер, операционная система и сведения об устройстве, просмотренные страницы, источник перехода и сайт, с которого написано сообщение
• Если Клиент включает интеграцию: идентификационные данные пользователей, вошедших на его сайт, и сведения о них, передаваемые из системы Клиента
• Данные операторов: имя, адрес электронной почты, роль, статус доступности и статистика эффективности

Клиент обязуется не собирать через Сервис специальные категории персональных данных (сведения о здоровье, убеждениях, биометрические данные и т. п.), а если он их собирает — располагать необходимым правовым основанием и дополнительными мерами защиты.

4. Указания

Layvchat обрабатывает данные только для предоставления Сервиса, обеспечения его безопасности, устранения неполадок и выполнения задокументированных указаний Клиента. Письменными указаниями считаются Условия обслуживания, настоящее соглашение и настройки консоли Клиента (срок хранения, маскирование IP-адресов, загрузка файлов, канал электронной почты, интеграции, уведомления в Telegram и через вебхуки).

Если мы считаем, что указание нарушает законодательство о защите данных, мы незамедлительно сообщаем об этом Клиенту.

Layvchat не продаёт данные, не использует их в собственных целях или для рекламы, не передаёт другим клиентам и не отправляет во внешние сервисы ИИ. Функции ИИ работают только на серверах Layvchat и только с данными соответствующего Клиента.

Если правовая обязанность требует от нас обработки данных сверх указаний, мы предварительно сообщаем об этом Клиенту, если закон этого не запрещает.

5. Обязанности Клиента

• информировать субъектов данных и получать их явное согласие, если это требуется
• вносить в Сервис только законно полученные данные
• поддерживать учётные записи операторов, роли и права доступа в актуальном и защищённом состоянии
• устанавливать в консоли сроки хранения, соответствующие своей деятельности

6. Конфиденциальность и персонал

Доступ к данным имеют только лица, которым он необходим для работы Сервиса и которые связаны письменным обязательством о конфиденциальности.

Мы получаем доступ к чату или иным Данным Клиента только по запросу Клиента в поддержку, при инциденте безопасности или в случаях, предусмотренных законом, и лишь в необходимом объёме.

7. Меры безопасности

Layvchat принимает надлежащие технические и организационные меры для защиты конфиденциальности, целостности и доступности данных. Основные из них:

• шифрование TLS для всех соединений; шифрование AES-256 для резервных копий
• разделение рабочих пространств на уровне приложения и базы данных
• двухфакторная аутентификация, ролевая модель прав доступа и возможность ограничения по IP-адресам для операторов
• антивирусная проверка загружаемых файлов
• защищённый от изменений журнал действий; настройки срока хранения и маскирования IP-адресов
• ежедневное зашифрованное резервное копирование и регулярные проверки восстановления

Подробности приведены на странице «Безопасность». Layvchat может обновлять эти меры при условии, что уровень защиты не снижается.

8. Субобработчики

Клиент даёт общее разрешение на привлечение субобработчиков, перечисленных на странице «Субобработчики».

Layvchat возлагает на своих субобработчиков обязательства по защите данных, равнозначные предусмотренным настоящим соглашением, и остаётся ответственным перед Клиентом за их исполнение.

Мы уведомляем Клиента по электронной почте не менее чем за 30 дней до привлечения нового субобработчика. Если Клиент возражает по обоснованным причинам, связанным с защитой данных, мы сначала пытаемся урегулировать вопрос совместно; если это не удаётся, Клиент вправе расторгнуть соглашение без штрафных санкций, и ему возвращается сумма за неиспользованный период.

9. Запросы субъектов данных

Консоль предоставляет инструменты для поиска, экспорта и удаления данных посетителя (Настройки → Персональные данные); они охватывают одновременно чаты, письма и обращения.

В отношении запросов, которые невозможно выполнить с помощью этих инструментов, Layvchat оказывает разумное содействие. Запросы субъектов данных, поступившие непосредственно в Layvchat, мы пересылаем соответствующему Клиенту, не отвечая на них самостоятельно.

10. Возврат и удаление данных

Клиент может в любое время экспортировать свои данные из консоли.

После прекращения соглашения или закрытия рабочего пространства данные удаляются не позднее чем в течение 30 дней; удаление из зашифрованных резервных копий может занять до 30 дополнительных дней. Это не затрагивает установленные законом обязанности по хранению.

11. Уведомление о нарушениях

Если нам становится известно о нарушении безопасности, затрагивающем Данные Клиента, мы уведомляем Клиента без неоправданной задержки и не позднее чем через 48 часов. Уведомление содержит, насколько это известно на момент его направления, характер нарушения, категории затронутых данных и лиц, его вероятные последствия, а также принятые или предлагаемые нами меры.

Как контролёр, Клиент отвечает за уведомление надзорного органа и субъектов данных; Layvchat предоставляет необходимую информацию и разумное содействие.

12. Трансграничная передача

База данных и файлы хранятся в центрах обработки данных, имеющих сертификаты безопасности. Трансграничная передача через субобработчиков защищена стандартными договорами и обязательствами поставщиков по обработке данных в соответствии со статьёй 9 KVKK и GDPR.

13. Аудит и информация

Клиент может запросить разумные сведения и документы, подтверждающие соблюдение настоящего соглашения, и Layvchat их предоставит.

Если документов недостаточно, может быть проведён выездной аудит с письменным уведомлением не менее чем за 30 дней, не чаще одного раза в год, в рабочее время, при условии принятия обязательства о конфиденциальности и без доступа к данным других клиентов. Расходы на аудит несёт Клиент.